文档控制定义

当您发现规范都是错误的时，您已经在夜间工作到了一夜之间的夜晚完成了20页的提案。有人在早期的草案上更新了规格，但不是目前的标志。这是一种学习文档控制系统的值的令人沮丧的方法。

每当您分享文档时，您可能已经从事一些版本的文档控制，无论您是否意识到它。这可以从最新的工程规范从原型的原型给你的祖母的食谱为香蕉坚果面包。问题是您是否有正确的程序，以确保信息准确，并在安全手中。

每当您在两个或更多人之间分享信息时，文档控制变得相关。这可以包括向会计师发送税收文件，在业务计划或共享配方上进行协作。在任何这些情况下，您希望确保信息正确，它在右手中，可以跟踪和跟踪信息的任何更改。

在小型企业bob网app中，这通常可以通过使用任何方法来实现协作软件，如Google Drive或Microsoft Onedrive，它允许您设置谁可以查看文档的权限，谁可以对其进行更改。但是，软件本身就不够。您需要政策来确定如何使用该软件。

首先，您应该分配某人以充当文档控制器，用于所有文档或特定项目。提供这个人有一些文件控制培训也是一个很好的想法。接下来，您需要设置一个进程，以便文档控制器可以用于跟踪，审查和批准对文档的更改。

为了充分跟踪文档和它们包含的信息，大多数文档控制系统使用ISO 9001设置的规范使用七分流程：

1. 赞同：确保某人在发布之前负责批准文件，并且在发布时将此批准标记为文档
   
   
2. 审查：确保根据授权人员并重新批准仅更新文件
   
   
3. 更改跟踪：确保使用修订号标识文件，并在文件中识别该修订
   
   
4. 文档跟踪：为确保安全存储主文件，请备份，并在监控文档副本的分发时访问
   
   
5. 文件识别：为了确保文档以正确的格式（PDF，Word等）易读，并且很容易识别
   
   
6. 文档来源：确保可以识别出业务外部的文件起源
   
   
7. 文件退休：销毁或归档过时文档以确保它们不会意外使用的过程

为确保您的文档控制系统正常工作，您应该定期审核文件。每个受控文件应包括以下信息：

• 谁创建了该文件
  
  
• 谁检查了该文件
  
  
• 谁批准了该文件
  
  
• 当文件获得批准时
  
  
• 该文件的当前状态（即，草案，有效，正在修订，等待批准等）
  
  
• 文件的修订号
  
  
• 授权文件的当前版本

在许多情况下，可以将信息添加到文档的正面或后页面。如果这是不可能的，则应考虑使用a文档管理软件，例如Microsoft SharePoint，Ascensio System ocketOffice，eFilecabet或Docuware的Rubex。