如何写计划报告

商业项目有许多不同的形式和规模。从复杂的、需要数十名员工参与的、长达一年的计划，到只需几天就能完成的简单任务，项目都需要精心的计划、审查和评估。项目报告可以帮助您的企业评估项目的进展，以及衡量项目是否成功。使用适当的项目报告写作格式，确保你涵盖了读者需要知道的所有重要元素。

有许多不同种类的项目报告。写一篇有效的报告的第一步是确定主要内容沟通的目的．你希望你的报告达到什么目的?项目报告的目的可以是:

• 向涉众更新项目进度
  
• 提醒管理层注意障碍和挑战
  
• 告知投资者成功的衡量标准
  
• 根据结果发布建议
  
• 说服涉众关于项目的利益
  
• 为客户提供关于内部计划的见解
  
• 与行业合作伙伴分享市场研究，以展示专业知识

为你的报告建立一个明确的目的可以确保你不跑题。你在报告中所包含的信息类型将取决于你的目的。的语言和风格写作的目的也会有所不同。例如，信息性报告将使用更多的事实和逻辑语言，而有说服力的报告可能使用情感术语。用于建立专业知识的报告将与用于讨论障碍的报告有不同的基调。

考虑你的写作对象是很重要的，因为你的报告的受众会影响你所呈现的信息类型和呈现方式。首先，弄清楚你的读者是不是内部寄给你的机构或外部．这将决定您可以共享的信息类型。

有了内部读者，你可能就能分享有关公司的机密信息。然而，您分享的内容将取决于读者在组织中的角色。对于外部阅读器，您需要注意所包含的细节类型。例如，你不希望与竞争对手分享新的行业分析。

确定读者的目标．他们想知道什么?你的报告需要迎合他们的目标。例如，如果你为投资者写一份报告，他们可能会感兴趣的是他们在下一个时期会看到什么样的回报。您的项目报告需要包含这些细节。

另一方面，如果你要给一线员工写关于一个重大项目方向的改变，你可能需要分享一些关于转变原因的背景和背景细节。然而，你可能不需要在那种报告中详细讨论财务预算。

你要写的项目报告的类型将决定报告的主要部分。例如，状态报告将包含关于更新的部分，而提案将不包含。项目报告的主要组成部分包括:

• 标题:为你的报告使用一个清晰和解释性的标题，这样读者可以立即知道它是关于什么。例如，“第四季度营销活动状态更新”比“二月项目报告”提供更多信息。
  
  
• 执行概要给读者一个他们将在报告中找到的预览。不要详述细节。相反，提出要点。最好是最后写这一部分，在报告的其余部分写完之后。
  
  
• 介绍:为读者提供背景知识和语境。在这里陈述项目报告的目标。
  
  
• 进步如果你在提供项目的状态更新，这部分就特别重要。讨论到目前为止已经取得的成就和有待完成的工作。尽可能使用度量标准。
  
  
• 目标和结果与进度部分类似，你可以在此提供项目进展的最新信息。概述项目的关键性能指标，说明基准并显示当前结果。对于某些项目，这个部分最好在项目结束时完成。对于其他人，你可以展示正在进行中的成果。
  
  
• 风险和障碍在提案中，你需要概述承担这个项目的潜在风险。讨论这些问题很重要，这样公司才能准备应对风险的解决方案。对于一个正在进行中的项目，列出你面临的阻碍成功完成的障碍。如果有清除这些障碍的建议，你可以写在这里。
  
  
• 资源:提供项目中涉及哪些内部和外部人力资源的详细信息。
  
  
• 预算显示你是否在预算范围内，以及为什么。如果你将超出预算，为你需要的额外资金提供解释。
  
  
• 时间表:讨论时间表和预期完成。如果项目已经完成，讨论时间安排的可行性，以及你对下一次的建议。
  
  
• 结论在这个部分，您可以分享您从这个项目中学到的东西。组织是如何获益的?
  
  
• 建议:基于你从这个项目中学到的见解，分享你对未来项目、公司流程或其他方面的想法。
  
  
• 附录:请附上与您在项目报告中提出的信息相关的任何数据、图形或研究。

你可能不需要使用所有项目报告中的这些组件。根据你的报告目标和你的受众需要知道的内容来选择你需要涵盖的内容。

在项目报告的内容中，最好的做法是提供数据、例子和研究支持任何索赔你做。轶事并不足以证明你的观点，所以给你的读者提供证据是必要的。这确保了你的报告是可信的和可靠的。

例如，如果你在项目报告中说你面临的一个障碍是预算少，你需要解释为什么预算不足以实现你想要实现的目标。为你需要购买的物品或你需要调动的资源提供一个价目表。展示分配了多少，以及与现实成本的比较。这有助于读者快速了解预算上的差异。

在许多项目报告中，通常会提供建议或推荐企业应该如何运作。这些见解是从项目工作中获得的。在提供建议时，重要的是不要只是陈述什么改变,但如何去改变它。

例如，如果您的主要建议之一是未来的项目应该在计划中分配额外的四周时间，那么您需要展示公司如何能够适应这种变化。他们能早点开始这个项目吗?他们能说服顾客再等四周吗?

一定要确保你的报告内容是简洁的和明确的。保持你的报告简短，因为大多数人只有几分钟的时间来阅读它。将密集的段落分成较短的段落，必要时使用要点。

利用标题和副标题来拆分文本，加粗或突出重点。这样，浏览你的报告的人就能理解你想要表达的要点。总是确保你的报告没有任何拼写错误或语法错误。