如何用罗伯特的顺序规则在几分钟内纠正错误

会议记录提供了你们讨论的重要事项和你们做出的决定的正式记录。然而，有时记录是错误的;比如说，你在某个问题上投了“反对票”，但会议记录显示你投了“赞成票”。“罗伯特议事规则”是纠正会议程序的标准指南，也提供了纠正会议记录的规则。

关于会议程序的指南不止一种，但是罗伯特的秩序规则是大多数组织使用的。亨利·马丁·罗伯特是19世纪美国陆军工程师。当他所在的社区要求他主持一个公众会议时，他把工作搞得一团糟，但决心下次做得更好。

随军队旅行时，他发现美国的议会程序并没有统一的标准，而正式会议是根据这些标准进行的。罗伯特制定了他的规则，使混乱中有秩序，设计出完美的会议程序。你可以看看罗伯特的秩序规则例如议程模板、提交讨论的程序或对主要动议作出修正的程序。

罗伯特的继任者更新了规则，使之与时俱进。1876年第一版问世时，电话还是个新鲜事物。更新后的规则处理了诸如是否可以通过电话召开董事会会议等问题。

董事会的秘书或书记员负责会议记录。会议纪要并不是所有发言的记录。它们记录了人们所做的、提议的或决定的事情。用几分钟的时间来详细描述辩论，常常会导致对辩论内容的不必要争论。

会议记录应以小组名称、日期、时间、地点以及是定期聚会、特别聚会还是紧急聚会开始。他们应确定出席会议的法定人数，包括主席和秘书或他们的替代者，并且前一次会议的记录已获批准。

秘书必须记录动议并报告所进行的讨论和表决，包括:

• 每项动议的措辞都是由主席提出的。
  
  
• 是否就该动议进行辩论或讨论。
  
  
• 程序性动议，如搁置讨论或将决定提交委员会。
  
  
• 修改动作。
  
  
• 投票和最终结果。
  
  
• 某些动议，例如修改章程，需要提前通知。如果有人宣布他打算在下次会议上提出动议，秘书需要将该通知记录下来。
  

会议结束后，秘书起草会议记录，以备下次会议通过。如果是年度会议，董事会可以指派一个小组委员会在大家忘记之前开会。

如果有人发现了一个错误——比如说，写错了董事会成员的名字——她可以要求修改。如果没有人不同意，秘书就进行修改，在批准前修改会议记录。她接着指出，会议记录“经修订后获得批准”。

如果其他成员不同意提议的改变，主席可以制定一个折衷的措辞或要求成员对提议的改变进行投票。

通过电子邮件，董事会成员提前看到草案是很常见的。如果其中一个发现了一个事实错误，秘书可以在下次会议前改变它。然后，他们可以发送一份修改后的草案，或在下次会议记录中记录这些变化。

如果秘书确实发送了一份修订后的草案，重要的是要使用文件名，表明哪一个是修订后的版本。

如果修正案可能引起争议，秘书就得酌情处理。最好等到下次会议，这样其他董事会成员可以表达他们的反对意见。