如何编写办公室程序手册

从时刻起，工人可能需要刷新回忆如何执行某些任务。同样，组织的新员工希望尽快学习绳索，而无需继续中断具有无数问题的监督员或同事。办公室程序和实践手册完成了这些目标，同时提供了书面协议和对员工评估和纪律行动文件的文献中可以参考的业绩的预期。

确定您要开发的办公室程序手册的目的和范围。办公手册的内容通常分为两类：

1. 如何与人互动
2. 如何执行特定任务，包括创建，管理和提供商品和服务所需的设备的操作。

办公室手册通常还包括组织图表，资源目录和示例表单。办公手册的复杂性基于目标用户将是谁。例如，如果内容涉及客户关系以及如何处理投诉，则在叉车如何运作或如何处理危险材料时，将无意义地包括章节。

决定最适合您公司需求的格式演示。虽然办公室手册通常被认为是印在纸上印有的准则，但在带有主题分频器的三环粘合剂中置于三环粘合剂中，技术已经打开了更令人兴奋的大门 - 以及更经济的提供信息的方法。

例如，考虑通过输入关键字，员工可以更轻松地访问信息的在线程序手册。电子格式还可以促进更新和修改内容的过程以及结合音频内容和视频演示以增强学习。

列出您希望手册到地址的所有章节主题。例如，如果您决定编写关于如何操作各种办公设备的指南，您将识别计算机，电话系统，复印机，记录系统，邮资仪表和整理设备的单独部分。决定您是否会自己写下所有内容或将每个部分的第一个草案分配给在主题中得到良好精通的人。

从最简单的概念到更复杂的概念，组织好程序步骤。考虑是否包含照片、图纸、表格或其他图形将补充用户对材料的理解。提供缩略语和特定于任务的术语表。如果可行的话，提供一些例子说明如何填写申请单、差旅费报销、假期申请、工作时间记录表、客户收据和公司使用的其他表格。

如果您感到卡住，您可以在线查看办公室手册示例，了解组织您的内容。您也可以找到办公室过程手册模板有用。

建立一个时间框架，以完成新办公程序手册的每个部分。如有必要，每天安排一段时间，以研究，编写，审查和组装内容。

在传播之前，人力资源人员和法律人员审查的内容，以确保其语言清晰，无周衷，并与国家和联邦任务和法规一致。提供手册的每个收件人，签字表指示他们遵守其读取材料并遵守其指令的协议。

办公室手册应始终被视为正在进行的工作，因此，在持续的基础上进行审查，以确保内容准确反映所遵循的程序，并且使用设备用于执行这些任务的设备。