参加会议纪要的定义

会议是任何业务的常见发生。无论您是否每月登记单位或与客户的销售介绍，会议帮助人们做出重要决策，澄清误解并决定采取行动项目以实现业务目标。为了确保在会议中进行讨论的一切，这对谈话期间需要几分钟至关重要。

会议分钟定义包括一个明确目标对于该文件。在某些组织中，会议分钟用于跟踪可交付成果的进度，而在其他方面，它们用于列出操作项。会议的几分钟可以服务有很多目标：

• 提供作为历史记录所做的所有要点的参考
  
• 告知人们错过了会议发生了什么
• 确保项目正在进行轨道和删除障碍
  
• 将动作项目分配给某些员工
  
• 建立项目的后续步骤

在会议之前，建立你想要几分钟的内容。这将有助于花几分钟时间来定制文件，以最佳实现这一目标。在许多情况下，您可能需要在几分钟内实现多个目标。因此，对您的目标明确了解这是至关重要的，以便您的会议记录文件可以帮助您到达它们。

虽然做会议记录有很多不同的形式，但最好建立一个适合你的组织的结构。把它作为每次会议的模板，这样笔记就会更全面，更容易理解。会议记录样本可包括:

• 会议姓名和日期：这将读者通知会议的目的，并且在发生时。
  
  
• 与会者如把出席会议的人的名字列出来。
  
  
• 缺席的：列出被邀请参加会议但无法参加的人的姓名。
  
  
• 会议议程：议程有助于跟踪会议，并展示读者在讨论期间正在取得的成就。
  
  
• 来自之前的会议的业务：如果会议是系列的一部分，这很重要。使用此时间来检查上次会议的操作项的进度。
  
  
• 行动项目：这些通常是在议程上列出的项目。它们以优先顺序讨论。如果有任何外来的或进一步的行动项目出现这种讨论，请指出一个粗体字体或使其脱颖而出，所以它很容易立即发现。
  
  
• 下次会议的业务：如果下次会议需要完成任何需要完成的，请列出它，以便所有参与者都可以看到截止日期。

您可以根据您的组织和您拥有的会议量身定制会议纪要格式。每次都最好使用一致的格式，所以花了几分钟的人知道捕获和在哪里。

确保您的组织创建并分发议程每次会议。这有助于保持会议和会议记录在赛道上进行会议。在会议之前，指派某人需要几分钟。如果会议的领导者是的，这更加富有成效不是那个花了几分钟。这样，他可以专注于讨论，另一位同事可以专注于记笔记。

尽可能立即在会议后立即编辑和分发会议次数。将其发送给与会者，缺席员工，以便每个人都能看到会议的记录。如果有人没有被邀请参加会议，但被要求捐款，那么将会议分钟转发给她。

不要试图录制每一个字这是在会上说的。写下来更有效关键信息因为它与会议的目标和组织的目标有关。这也使读者更容易消化信息和采取行动。