如何书写和分发会议记录

会议记录是一种有用的商业工具，用来记录重要会议期间发生的事情。对于那些被邀请参加会议但不能参加的人，会议记录帮助他们补充他们错过了什么。然而，更重要的是，会议记录对于记录会议中决定的行动项目和下一步步骤是很有用的。这有助于确保公司始终处于正轨。

做好会议记录的第一步是了解会议的全部内容。会议的主要目的是什么?会议领导人希望达到什么目的?例如，如果会议是一个特定项目的每周签入，那么会议的目标是确保参与项目的所有员工都更新其进度。

了解会议的目的有助于告知会议记录的书写方式。要把会议上说的每一句话都记录下来是不可能的。此外，这种抄写在商业环境中并不有用，因为它需要很长时间来阅读和消化。这就是为什么了解会议的目标能让你写下关键点。

例如，如果会议要了解项目更新，那么分钟应该反映从项目工作的每个部门的更新。它还应该指定有可能被延迟的项目的任何区域，所以团队可以努力让他们回到轨道上。

前体会出现会议记录正在创造一个会议议程。这有助于您的会议参与者了解会议期间将涉及哪些内容。除了每个项目的时间分配外，许多议程还包括要讨论的项目。有些议程还可能指定哪些会议与会者带头讨论。议程可以作为会议记录的大纲，因为它明确了讨论的内容和顺序。

一定要在会议前发出会议议程，这样所有的客人都有机会查看它。如果有人不能参加，那么你可能需要删除他们的议程项目。您可能还会收到添加议程项目的额外请求。

在一个热闹的会议上做记录可能会让人感到压力，尤其是当有很多事情要做的时候。这就是为什么使用一个你觉得舒服的程序是至关重要的，它具有你需要的功能，使你的时间更容易。

分钟计划选项包括：

• 微软文字处理软件:这是在许多企业中经常使用的，具有文字处理的直观特性。
  
  
• 谷歌文档除了文字处理外，这也促进了协作记录。
  
  
• 微软OneNote.:很适合整理笔记，这个程序还允许用户整合音频记录和视频。
  
  
• AgreeDo：此程序使用户能够与其会议分钟一起跟踪结果。

不管你用什么来做会议记录，花点时间熟悉它的所有功能前你的会议。这样，您无需在讨论中缺少计划和风险缺少重要细节。

如果有人被专门分配注意笔记，您会议草案的几分钟将是明确和连贯的。不要假设有人只需要几分钟。它是最好的正式分配一名会议参与者做会议记录这样他们就能得到应有的关注。

最好的做法是不让会议负责人做笔记。这样，他就有机会专注于手头的讨论，而不是被会议纪要分散注意力。如果他在写会议记录的时候进行了谈话，他可能会在不代表讨论内容的笔记上犯错误。

为您的组织建立会议的格式，并在每次会议中始终如一地使用。这样，所有员工都会知道他们在几分钟内能够找到什么样的信息。

在会议记录格式中包含的要素有:

• 会议名称如写下会议的标题。这就确定了会议的目的。
  
  
• 会议日期:将月和年的完整日期包括进来，这样就很容易建立时间框架。
  
  
• 与会者的名字：列出参加会议的每个人，包括自己。
  
  
• 缺席的客人的名字：列出被邀请但无法参加的人。重要的是要注意，特别是如果有关他们的问题提出讨论。
  
  
• 从前会议的业务：写下与会者想要讨论的任何东西是从前一次会议的封闭。
  
  
• 来自上次会议的行动项目:确定行动项目是否已完成，或是否出现任何问题。
  
  
• 议程项目：通过每个议程项目，并记录有关任何更新，关键点或行动项目的说明。一定要注意任何截止日期或问题。
  
  
• 最后的补充如果在议程上增加了什么，把关键点写下来。
  
  
• 下次会议的议程项目：写下在下次群组遇到的情况下需要讨论的任何东西。
  
  
• 做会议记录的人的名字：写下您的姓名，以便读者知道如果需要澄清，则知道要联系的人。
  

一旦会议结束，花几分钟编辑你的笔记。如果你马上做，会议期间的讨论仍会在你的脑海中清晰，你将能够回忆起他们说了什么。如果你在会议结束后过长时间才编辑笔记，你可能会忘记某些要素。编辑任何打字错误或拼写错误，确保句子是连贯和简洁。

您的会议记录文件需要格式化和编写，以便轻松浏览。在一个商业环境中，员工并不总是有很多时间阅读会议纪要的时间。虽然这将是理想的情况，但他们通常只是脱脂笔记。结果，最好创建您的会议记录文件，以便一目了然地理解。

使用子弹点，支持长或密集的段落。在可能的情况下将大句子分成较小的句子。员工会议分钟样品应该使用项目符号列表，如项目，而不是用逗号一行键入它们。这快速下调，因此内容更容易消化。

粗体、下划线或突出显示不能错过的重要信息，比如行动项目和截止日期。如果可能的话，使用你的记录软件来标记那些被分配行动项目的人，这样你就可以确保他们看到他们。

会议结束后尽快分发会议记录。这让所有与会者和非与会者都把讨论放在首位。使用电子邮件如果这是贵公司的主要业务工具。如果会议与项目有关，请使用您的项目管理软件分发分钟，因此所有与项目相关的内容都保持在一起。

将分钟送到所有与会者和会议非与会者。您可能还需要与商业领袖分享几分钟，无论是会议的一部分。有些公司使用会议记录来更新商业活动的公司领导者。

在发送会议记录时，一定要明确指出，如果读者对会议记录或会议内容有任何疑问，可以联系谁。这个人可能是做笔记的人，也可能是会议的负责人。