如何记录内部控件和流程

记录内部控制程序和流程可能具有挑战性。复杂的进程以易于理解的风格呈现，这不是一个简单的任务。你必须拥有出色的沟通技巧，既有口头和书面，做好工作。创建良好文件的步骤涉及面试员工，观察，评估和组织。创建文档的一个重要方面是稍后允许修改。流程更改，结果，文件也必须更改。

创建文档的第一步是面试员工。不要做出假设并提出问题来仔细检查你的理解。要求员工向您展示他们在谈论的内容。如果有人需要批准纸质，请要看那篇论文。有些人喜欢使用录音机，然后他们转录信息。如果有人正在谈论和显示该过程，这可能是一个好主意，并在许多细节的同时显示这个过程。“展示并告诉”是让您的业务获得良好的内部控制文档示例的方法。

观察周围环境以获得内部控制活动。例如，如果该过程要附加发票以检查请求，请注意，如果实际完成这一点。很多时候人们告诉你做出某种过程的正确方法，但这并不意味着它是它正在进行的方式。由于您正在记录现实，观察过程可能很有价值，在面试期间添加了不明显的信息。看看档案橱柜，并注意人们在办公桌上有什么论文。

在记录文件时评估过程的有效性。如果您看到无法正常工作或执行两次的进程，请符合它。这是您为您的工作记录流程添加价值的最佳方式。当您评估一个过程时，您客观地看待它，您可以提出改进的建议。提出建议时，请务必遵循协议。请记住，如果进程因您的建议而变化，您需要记录改进的流程 - 不仅是旧的进程。

使用Microsoft Word或其他程序创建文档。考虑特定于您的行业的文档软件，可以节省您的写作和组织时间。考虑做叙述和流程图，以提高清晰度。避免使用术语或缩写。

写短句并避免被动的声音;不要装饰或意味着判断。例如，不要写关于好的接待员。写下接待员。不要使用人物的真实姓名 - 始终使用位置名称并在整个文档中保持一致。有一个经理或主管阅读您的文档以确保它是正确的，并注意文档中的机密信息。不要显示检查签名的示例或显示机密工资信息。

了解您的文档的用户。他们不仅包括内部人民，还包括审计员和其他利益攸关方。因此，请确保您的工作没有令人尴尬的语法或拼写错误。

文件夹中的绑定和联机中的文件文档。具有内部控制叙述模板来标准化文档有助于保持易于阅读。每个Binder或文件夹都应具有包含内部包含的信息的索引。例如，您可以有一个有关应付帐款的账户，您可以在其中提交叙述和流程图记录过程。您可能会有另一个关于工资单的活页夹，还有另一个关于应收账款的账款。

通过进程分离文档可以帮助用户查找信息。对每个粘合剂具有相同的组织格式。当需要进行更改并且需要快速找到特定项目时非常重要。